Eficiência, eficácia e efetividade no ambiente organizacional na busca da excelência operacional

Ao longo dos meus mais de 40 anos de experiência em empresas de destaque no setor de celulose e papel, bem como de logística de celulose e madeira, sempre me deparei com questões que envolviam de alguma forma os conceitos de eficiência, eficácia e efetividade. 

Com o tempo, além de entender as nuances sutis entre cada definição, fui também conhecendo suas interfaces e a melhor forma de trabalhar interagindo estes conceitos na busca da excelência operacional dos processos sob minha gestão. 

Na minha visão, a busca pela excelência operacional passa necessariamente pela aplicação e entendimento dos conceitos e interfaces de eficiência, eficácia e efetividade no dia a dia de qualquer empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. 

Os conceitos de eficiência, eficácia e efetividade são fundamentais para entender o desempenho e a gestão dentro do ambiente organizacional. Embora sejam frequentemente usados de forma intercambiável, cada um tem um significado distinto e uma aplicação específica que pode influenciar diretamente o sucesso de uma empresa, independentemente de seu tamanho. 

Vamos então entender e conceituar individualmente cada uma das três competências 

EFICIÊNCIA 

Refere-se à capacidade de uma empresa de realizar suas atividades de maneira otimizada, utilizando o mínimo de recursos possíveis (tempo, dinheiro, mão de obra, etc.) para alcançar os resultados desejados. Uma empresa eficiente é aquela que consegue maximizar a produção com os recursos disponíveis, evitando desperdícios e aumentando a produtividade. 

A eficiência está diretamente relacionada à redução dos custos envolvidos em cada operação e a maximização dos recursos disponíveis. Ou seja:  

• Fazer corretamente; 

• Utilizar produtivamente os recursos; 

• Relação custo-benefício; 

• Mínimo de perdas ou desperdícios. 

Características da eficiência: 

• Minimização de custos: Redução de despesas operacionais para aumentar a margem de lucro. 

• Utilização racional de recursos: Alocação adequada de materiais, tempo e capital. 

• Agilidade e precisão: Capacidade de executar processos rapidamente e com alta precisão. 

Tenho vários exemplos de maximização de eficiência e redução de despesas operacionais, em especial, nos últimos 21 anos de atividades na gestão industrial na Veracel Celulose, onde conseguimos manter a empresa entre os três menores custos de produção a nível mundial, mesmo com novos entrantes de maiores dimensões e custos fixos ainda mais competitivos que os nossos. 

EFICÁCIA 

Está relacionada à capacidade de uma empresa de atingir seus objetivos e metas estabelecidos. Uma organização eficaz é aquela que consegue realizar suas estratégias e alcançar os resultados esperados, independentemente dos recursos utilizados. A eficácia é, portanto, uma medida do grau de cumprimento dos objetivos. 

A eficácia está diretamente relacionada ao atingimento dos resultados planejados. Ou seja: 

• Fazer o que deve ser feito; 

• Capacidade de atingir objetivos; 

• Cumprir metas; 

• Realizar o que foi proposto 

Características da eficácia: 

• Alinhamento estratégico: Adequação dos esforços e recursos para cumprir a visão e missão da empresa. 

• Resultados alcançados: Concretização das metas planejadas. 

• Impacto nos objetivos: Capacidade de gerar resultados que contribuam para o crescimento e sucesso da organização. 

Ao alinharmos adequadamente os conceitos de eficiência e eficácia conseguimos maximizar os recursos disponíveis, reduzindo custos e gerando resultados diferenciados na busca da excelência operacional. 

Quando iniciamos estes processos na Veracel, no início da década de 2010, estávamos com patamares de eficiência operacional inferiores a 89%. Após três anos de efetiva implementação, elevamos o patamar de excelência operacional superiores a 92%, perpetuando-se ao longo dos últimos 13 anos, de forma contínua e sistematizada. 

EFETIVIDADE 

Combina os conceitos de eficiência e eficácia, focando na capacidade de uma empresa de realizar suas atividades da maneira mais eficiente possível, enquanto atinge os resultados esperados. A efetividade é uma medida holística do desempenho organizacional, considerando tanto a otimização dos recursos quanto o alcance dos objetivos, gerando impacto positivo à toda organização. 

A efetividade está diretamente relacionada ao impacto positivo gerado pela adequada aplicação dos conceitos e estratégias de eficiência e eficácia juntas. Ou seja: 

• Fazer corretamente o que precisa ser feito; 

• Transformar a situação existente; 

• Mudança e desenvolvimento; 

• Relação entre a produção e a capacidade de produção. 

Características da Efetividade: 

• Equilíbrio entre recursos e resultados: Capacidade de usar os recursos de forma eficiente para alcançar os objetivos com eficácia, gerando impacto positivo ao negócio. 

• Sustentabilidade: Implementação de práticas que garantam o crescimento contínuo e sustentável. 

• Adaptabilidade: Capacidade de se ajustar e responder rapidamente às mudanças no ambiente de negócios. 

Seguindo os exemplos anteriores, fomos muito efetivos em nossas ações nos últimos 21 anos na Veracel, gerando impacto muito positivo a todas partes relacionadas (colaboradores internos, parceiros permanentes, acionistas, comunidades), uma vez que entregamos 20 milhões de toneladas produzidas, de excelente qualidade, a custos muito competitivos, respeitando o meio ambiente e a segurança das pessoas, dois anos antes do previsto no estudo de viabilidade técnica da empresa. 

APLICAÇÃO EM EMPRESAS DE PEQUENO, MÉDIO E GRANDE PORTE 

• Pequenas Empresas 

Para pequenas empresas, a eficiência pode ser crucial para sobrevivência em mercados competitivos. Com recursos limitados, estas empresas precisam otimizar seus processos para reduzir custos e aumentar a produtividade. A eficácia é igualmente importante, pois alcançar metas específicas pode significar o crescimento e a expansão. A efetividade, por outro lado, garante que essas empresas mantenham um equilíbrio saudável entre a utilização de recursos e o alcance de seus objetivos. 

• Empresas de Médio Porte 

Empresas de médio porte, que estão em fase de expansão, necessitam de um equilíbrio entre eficiência e eficácia para crescer de maneira sustentável. Estas organizações devem focar em melhorar processos internos e maximizar a utilização de recursos, enquanto se esforçam para atingir metas de crescimento e mercado. A efetividade será um indicador chave do sucesso, à medida que buscam consolidar sua posição no mercado. 

• Grandes Empresas 

Para grandes empresas, a efetividade se torna ainda mais relevante devido à complexidade e à escala de operações. Estas empresas têm recursos amplos, mas precisam garantir que a alocação de tais recursos seja eficiente e que os objetivos estratégicos sejam alcançados. A eficácia é crucial para manter e expandir seu domínio no mercado, e a eficiência é importante para manter a competitividade e a lucratividade. 

CONCLUSÃO 

Compreender e aplicar os conceitos de eficiência, eficácia e efetividade no ambiente organizacional é essencial para o sucesso de empresas de todas as dimensões. Pequenas, médias e grandes empresas podem beneficiar-se desse entendimento para otimizar seus processos, atingir objetivos e manter um desempenho sustentável. O equilíbrio entre a utilização de recursos e o alcance dos objetivos é a chave para uma gestão bem-sucedida e duradoura, gerando impacto positivo e sustentável às partes relacionadas.